El periodo que está cerrando fue muy particular para la Biblioteca de la CPE, una transición dirigida a prestar más y mejores servicios a sus adherentes pero también para vincularse de otra forma con bibliotecas populares, archivos y entidades educativas y sociales, particularmente de La Pampa. Como parte de un acuerdo con el rectorado de la UNLPam, se inició un proceso de digitalización con la incorporación del sistema KOHA para la modernización y el ingreso a esa nueva etapa.
La capacitación brindada por la responsable de la Biblioteca Central de la Universidad, Mariángeles Kuntz, alcanzó al equipo completo de la “Domingo Gentili” y del Archivo Histórico que, en forma paralela, profundizó las tareas de digitalización del material. También debieron trabajar en conjunto el técnico de la Universidad, Juan Vítori y el equipo del área de Sistemas de la CPE, liderado por Sergio Herrera. En el marco de lo convenido, desde la cooperativa se procedió a adecuar el software y hardware para que, en conjunto con la Universidad, se pueda disponer del sistema KOHA, permitiendo el acceso al catálogo digital de la biblioteca cooperativa a través de internet y la interrelación entre las bases de datos de ambas instituciones para consultas desde cualquiera de ellas.
De izquierda a derecha: la directora de la Biblioteca Gentili, María josé Castro; el subgerente de Relaciones Institucionales y con la Comunidad de la cooperativa, Luis Díaz; la directora de la biblioteca de la universidad, Mariángles Kuntz; el rector de la universidad Oscar Alpa y el presidente de la CPE, Manuel Simpson.
La Biblioteca “Domingo Gentili” nació en julio de 1992. Durante esa misma década hubo un primer intento de automatización y digitalización de procesos técnicos con la asistencia y acompañamiento de UNLPam. No obstante no se pudo concretar en su totalidad y muchos datos no se actualizaron. En junio de este año quedó en marcha el proyecto iniciado en 2023 con la digitalización de los servicios a través de la formalización de un convenio con la Universidad, todo a partir del proyecto original aprobado por el Consejo de Administración, en ocasión del concurso realizado para reemplazar la anterior dirección de la biblioteca.
Sistema con historia
KOHA es un sistema integrado de gestión de bibliotecas (SIGB) de código abierto, creado en Nueva Zelanda en 1999, y diseñado para facilitar la administración de bibliotecas de diferentes tamaños y contextos. Su naturaleza de software libre permite que las bibliotecas personalicen y adapten el sistema a sus necesidades específicas. La implementación conlleva una serie de beneficios significativos como la accesibilidad, ya que al ser una plataforma basada en web permite a los usuarios acceder al catálogo y a los servicios de la Biblioteca desde cualquier lugar, mejorando la experiencia del usuario.
Personal de la biblioteca de la CPE capacitándose en el uso del sistema KOHA.
La implementación de KOHA en la “Gentili” se dividió en varias fases. En la planificación se realizó una evaluación de las necesidades de la biblioteca y la definición de objetivos claros para la implementación del sistema; luego siguió la firma del convenio entre la CPE y la UNLPam; la instalación del software y su configuración inicial, adaptando KOHA a los requerimientos específicos; luego la migración de datos y la capacitación del personal que permitió garantizar una transición fluida al nuevo sistema de trabajo; y finalmente en esta última etapa, el inicio de la carga del material y la generación de usuarios/as a los asociados. Actualmente se superaron los 700 títulos cargados.
Simultáneamente, también el Archivo Histórico de la CPE se encuentra en un proceso de digitalización de documentos antiguos.
¿Qué permite KOHA? La gestión de préstamos y devoluciones con un seguimiento eficaz de los materiales y de los usuarios/as; tener el catálogo en línea (OPAC), que facilita la búsqueda y acceso a la colección de la biblioteca de manera eficiente; incorpora la realización de reportes y estadísticas, proporcionando herramientas que ayudan en la toma de decisiones informadas sobre la gestión de la biblioteca. Su incorporación conlleva un impacto significativo en la gestión, y permite a las bibliotecas adaptarse a las nuevas demandas del entorno digital, mejorando tanto la eficiencia operativa como la experiencia de asociados y asociadas.
La apuesta es que durante el transcurso de 2025, con los ajustes necesarios e incorporación de otros equipamientos, el nuevo sistema se vaya incorporando a la tarea cotidiana, en distintas etapas. La carga del voluminoso catálogo de la Biblioteca se mantendrá a un ritmo que garantice los buenos resultados que se buscan, pero especialmente el interés que la comunicación con las y los asociados gane en riqueza, agilidad y eficiencia.